Perjalanan Beasiswa

Sampai saat ini, saya masih sulit percaya beberapa hari kedepan kami sekeluarga harus meninggalkan rumah untuk pindah ke negeri jauh. Berkat beasiswa LPDP, saya diberi kesempatan untuk mengambil magister Innovation Management and Entrepreneurship di The University of Manchester.

Selain hasil yang tentunya menggembirakan, banyak pembelajaran yang saya dapat dari proses pencarian beasiswa ini. Beberapa hal akan saya share di seri tulisan #perjalananBeasiswa di blog ini.

Mari kita mulai dari yang pertama yaitu pengaturan waktu / timeline.

Persiapkan dari jauh jauh hari

Proses beasiswa dari awal niat hingga menjelang keberangkatan saat ini menghabiskan waktu sekitar 12 bulan. Lama memang tapi ada beberapa faktor kenapa sangat penting untuk menyiapkan waktu yang panjang.

1. Mengantisipasi kesibukan di kantor : Saya mengerjakan segala macam persiapan di sela sela waktu kerja. Ketika pekerjaan sedang hectic tentunya proses ini akan terhenti sejenak.
2. Saya baru saja menikah : Pindah ke kontrakan, mengisi rumah dan penyesuaian dari hidup sendiri menjadi berdua. Ditambah lagi beberapa minggu setelah saya berkomitmen mengejar beasiswa, dokter kandungan memberi kabar bahwa di perut istri ternyata sudah ada Ghazi.
3. Kampus di luar kota : Banyak proses administrasi yang membutuhkan saya untuk kembali ke kampus ITS di Surabaya. Tentunya ini butuh waktu dan juga cuti.
4. Mematangkan essay ternyata tidak mudah : Yang paling penting dari aplikasi pendaftaran universitas dan kampus adalah essay. Saya ingin memastikan bahwa setiap essay yang akan dikirim benar benar solid. Ini berarti menulis berulang ulang lalu mengirim draft ke banyak orang untuk dikoreksi dan direvisi.

Panduan persiapan grad school dari Idealist.org juga menyarankan untuk melakukan persiapan setidaknya 12 bulan sebelum target mulai kuliah mengingat banyaknya langkah yang harus dilakukan.

Lalu apa saja yang harus dipersiapkan dan bagaimana pengaturan waktunya ? Berikut timeline saya dari mulai persiapan hingga lolos seleksi akhir beasiswa LPDP.

Riset, Perencanaan dan Persiapan

Dari awal, saya menyadari bahwa akan ada konsekuensi dari keputusan saya mengejar beasiswa untuk S2. Jika berhasil, saya harus meninggalkan pekerjaan sekarang dan semua benefit yang lekat didalamnya. Resiko yang cukup besar mengingat ada istri dan anak yang harus saya tanggung.

Oleh karena itu langkah pertama dan sangat krusial adalah bertanya kepada diri sendiri : Do i really want to do this ? why? . Motivasi yang jelas di awal menjadi krusial karena di tengah proses pasti akan ada saja hambatan dan godaan. Terlalu asik bermain game online misalnya.

Setelah niat dan motivasi sudah diluruskan, langkah selanjutnya adalah menentukan kampus dan jurusan magister yang ingin dikejar. Mulai dari situs panduan universitas seperti TopUniversities atau Complete University Guide (UK). Kemudian cari tahu lebih lanjut dengan membaca prospektus dari jurusan yang diminati.

Untuk memudahkan, Saya mempertimbangkan beberapa kriteria untuk mengerucutkan pilihan jurusan dan universitas.

• Menarik! : Menjalani kuliah s2 di luar negeri tentunya tidak mudah. Untuk itu jurusan yang saya ambil harus menarik, menantang dan memancing antusiasme sedari awal ketika membaca prospektus. Asumsinya, semakin besar passion tentunya akan mendorong seberapa keras usaha ketika kuliah nanti.
• Mendukung aspirasi jangka panjang : Kurikulum, profil dosen dan profil lulusan harus mendukung apa yang ingin saya capai setelah lulus kuliah.
• Kesesuaian dengan karir selama ini : Perkuliahan S2 nanti tentunya menuntut untuk banyak menulis paper dan berdiskusi didalam kelas. Relevansi jurusan dengan karir penting agar saya dapat mereferensikan pengalaman profesional kedalam tugas tugas kuliah
• Reputasi kampus yang bagus : Mumpung kuliah di luar negeri, sekalian saja kejar kampus dengan ranking internasional yang bagus. Bagi saya, paling tidak 50 besar universitas terbaik di dunia. Ini untuk memaksimalkan kualitas pendidikan, reputasi dan juga koneksi yang saya dapat ketika lulus nanti.

Untuk detail kriteria, bisa dibaca lebih dalam di artikel LiveCareer berikut.

Setelah mendapat 2–3 target program S2 yang diinginkan, langkah selanjutnya adalah menentukan program beasiswa apa saja yang akan di kejar. Ini akan menentukan timeline ke depan karena deadline dan dokumen yang disyaratkan akan berbeda beda untuk masing masing beasiswa. Prioritas pertama saya pada waktu itu adalah LPDP karena beasiswa ini menyediakan tanggungan keluarga selama studi. Lalu pilihan selanjutnya adalah Chevening karena tujuan universitas saya pada waktu semua berada di Inggris.

Cari tahu informasi beasiswa yang ingin dikejar sekomprehensif mungkin lalu tulis deadline dan persyaratan dokumen sebagai milestone untuk proses pencarian beasiswa. Informasi daftar beasiswa pascasarjana dari berbagai negara bisa dilihat di sini.

Persiapkan semua dokumen pribadi

Tips dari saya agar proses mengejar beasiswa tidak hanya sekedar wacana adalah melakukan langkah kongkrit mulai dari yang paling mudah.

Yang pertama adalah paspor. Kemanapun tujuan kuliah dan beasiswanya, pastinya paspor akan dibutuhkan. Imigirasi online sudah sangat memudahkan proses pembuatan dan perpanjangan paspor. Di kantor imigrasi Jakarta Selatan, saya sekeluarga hanya sekali datang ke lokasi dan paspor dikirim lewat pos kilat ke rumah tiga hari kemudian. Jadi pastikan untuk mengurus paspor terlebih dahulu.

Selanjutnya adalah ijazah dan transkrip bahasa inggris. Dari almamater saya (ITS), transkrip sudah dua bahasa namun ijasah hanya berbahasa Indonesia. Sehingga saya kembali ke kampus untuk mengurus ijasah bahasa inggris.

Yang ketiga adalah meminta surat referensi. Mayoritas kampus mensyaratkan calon mahasiswa untuk menyediakan referensi dari atasan di kantor dan dosen di kampus. Minta ini dari jauh jauh hari untuk mengantisipasi kesibukan baik atasan maupun dosen yang dituju.Temui secara langsung, selain membangun hubungan baik kita juga bisa meminta saran atau bahkan mengoreksi draft essay.

Beberapa kampus mempunyai format surat referensi yang berbeda-beda. Ada juga universitas yang hanya meminta email pemberi referensi dan pihak kampus yang akan bertanya kepada referee. Inilah pentingnya hubungan baik dengan pemberi referensi karena besar kemungkinan kita akan meminta tolong berkali-kali.

Selain tiga diatas, siapkan juga semua dokumen pendukung seperti akta lahir dan KTP. Scan semua dokumen dan simpan di cloud storage seperti Dropbox atau OneDrive supaya mudah dicari dan menimalisir resiko file hilang.

Mempersiapkan tes IELTS

Untuk penduduk dari negara yang tidak menggunakan bahasa Inggris secara natif, universitas dan beasiswa mewajibkan calon mahasiswa untuk menyertakan sertifikat bahasa. Bisa IELTS ataupun TOEFL. Saya pribadi memilih IELTS karena lebih identik dengan UK meskipun ternyata mayoritas jurusan di UK juga menerima TOEFL.

IELTS terdiri dari 4 tes : Listening, Reading, Writing dan Speaking. Masing masing punya deadline waktu yang ketat. Empat tes tersebut dilakukan di hari yang sama sehingga cukup menguras tenaga dan pikiran. Dari segi kesulitan, IELTS cukup menantang. Ketika pertama mengerjakan contoh soal, saya menyadari tidak mungkin mendapat nilai bagus tanpa latihan yang intens.

Lebih lanjut tentang format test IELTS bisa dibaca di link berikut (Cambridge).

Untuk Listening dan Reading, yang saya lakukan adalah mendownload semua edisi buku Cambridge IELTS dari 1 sampai 10 dan tentu saja mengerjakan semua soalnya. Download dimana ? Di tempat yang kurang legal tentunya (teluk perompak). Setiap buku berisi 4 full set soal IELTS lengkap dengan mp3 untuk listening dan juga kunci jawaban.

Hampir setiap hari di kantor saya mengerjakan 1 kali Listening atau Reading. Sekali di pagi hari dan sekali lagi di jam istirahat makan siang. Ini berarti ada 40 set soal listening dan 40 set reading yang saya harus kerjakan dari 10 buku. Dengan menghitung waktu dan menuliskan skor setiap selesai mengerjakan, performa bisa diukur mandiri dan ketika selesai saya bisa menentukan apakah sudah siap atau perlu latihan lagi.

Yang cukup tricky adalah Writing dan Speaking. Walaupun di buku Cambridge terdapat contoh contoh essay, tetap saja kita tidak bisa mengukur kemampuan tanpa ada orang yang melakukan review. Untuk berlatih kedua ini, cari partner untuk melihat kualitas tulisan dan juga untuk berlatih speaking. Khusus untuk Writing, pastikan untuk berlatih menulis tangan menggunakan pensil. Terutama untuk yang tulisan tangannya kacau balau seperti saya.

Perlu disadari bahwa sebenarnya tes IELTS bukan syarat mutlak untuk aplikasi universitas dan bahkan beasiswa. Sertifikat IELTS bisa disusulkan setelah mendapatkan letter of acceptance. Pertimbangan saya kenapa mengambil IELTS di awal adalah supaya ada cukup waktu untuk mengulang tes ketika hasilnya tidak memuaskan. Oleh karena itu pastikan nilai IELTS berada diatas batas minimum yang diterima kampus tujuan.

Di Indonesia terdapat beberapa penyedia tes IELTS, antara lain:

• IDP
• British Council
• IALF

Mempersiapkan Aplikasi Universitas

Aplikasi untuk program master sebenarnya tidak membutuhkan dokumen yang banyak : transkrip dan ijazah S1, paspor, surat referensi, IELTS/TOEFL, resume dan statement of purpose. Untuk program MBA biasanya dibutuhkan juga nilai GMAT dan beberapa essay tambahan. Pendaftaran umumnya tidak memerlukan biaya tetapi ada beberapa universitas dan jurusan yang memungut biaya aplikasi. Umumnya ini berkisar 60–100 poundsterling untuk kampus Inggris dan 50–100 USD untuk kampus Amerika Serikat. Pastikan mencatat dengan detail apa saja persyaratan yang diminta oleh masing masing kampus tujuan karena satu dengan yang lain bisa berbeda.

Tips pertama dari saya adalah memasukkan aplikasi adalah di awal pembukaan pendaftaran yaitu sekitar bulan Oktober. Kenapa di awal ?admission office tentunya belum terlalu sibuk sehingga kita bisa mendapat hasil lebih cepat. Ketika itu saya juga mengejar untuk mendapat LOA sebelum seleksi LPDP batch 1 yang dibuka sekitaran Desember.

Oktober tahun lalu, saya memasukkan tiga aplikasi ke Southampton, Lancaster dan Manchester. Semuanya mengirimkan hasil dalam waktu kurang dari 4 minggu, Southampton bahkan membalas hanya dalam 2 minggu saja. Padahal waktu normal untuk review aplikasi berkisar antara 6 minggu sampai 2 bulan, seperti pada tabel dibawah.

Admission timeline dari Manchester Business School (source)

Setelah menetapkan tenggat pengiriman aplikasi, langkah selanjutnya adalah menyiapkan esai statement of purpose. Ini adalah inti dari semua dokumen aplikasi kita. Pemohon dengan IPK tidak seberapa pun bisa saja tembus kalau bisa menulis statement of purpose yang meyakinkan.

Other parts of your grad school application do not say as much about you as a person as the statement of purpose can: your proudest accomplishments alongside your fondest hopes and dreams. — Vince Gotera

Langkah pertama sebelum menulis adalah mencari tahu apa yang dilihat pihak kampus dari esai statement of purpose calon mahasiswa. Ini bisa berbeda beda tergantung jurusan yang kita apply. Pastikan semua poin yang diminta tertulis secara eksplisit di dalam esai.

Persyaratan statement of purpose dari Manchester Business School (source)

Bagi saya, tidak ada cara lain yang paling efektif untuk menajamkan esai selain revisi yang berkelanjutan. Tulis draft pertama, diamkan dulu lalu besoknya lihat dan revisi. Minta beberapa teman yang sudah kuliah terlebih dahulu, atasan atau dosen untuk memberikan komentar kemudian revisi kembali. Bandingkan draft esai dengan beberapa contoh statement of purpose di internet dan kembali lakukan revisi. Lakukan terus menerus hingga mendekati waktu deadline pengiriman aplikasi.

Saya akan coba menulis detail tentang penulisan esai didalam posting #perjalananBeasiswa selanjutnya. Sementara itu, berikut beberapa referensi penulisan statement of purpose yang menurut saya patut dibaca.

• Berkeley Grad School tips for writing statement of purpose.
• How to Write a Great Statement of Purpose

Chevening

Tidak banyak sebenarnya yang saya bisa share soal Chevening karena, well, saya bahkan tidak lolos di seleksi administrasi. Meskipun begitu, kegagalan ini memberikan saya motivasi untuk berusaha lebih keras di kesempatan selanjutnya.

Pengajuan aplikasi Chevening sebenarnya cukup sederhana: daftar online, pilih tiga pilihan kampus UK yang dituju, kirimkan surat referensi lalu tuliskan beberapa esai yang diminta. Ketika saya apply dulu, ada empat esai yang disyaratkan : Leadership and Influence, Networking, Study Plan dan Career Plan. Kriteria dan tema esai bisa berubah dari tahun ke tahun.

Timeline aplikasi beasiswa Chevening (source)

Yang wajib dikirim ketika penutupan deadline Chevening hanya esai dan referensi saja, LoA dan sertifikat IELTS/TOEFL bisa menyusul kemudian. Chevening memang terkenal sangat kompetitif tapi mencoba tentu tidak ada ruginya. Pendaftaran tidak dipungut biaya dan bebas untuk mencoba kembali di tahun berikutnya jika tidak lolos pada tahun ini.

Berikut beberapa tips lebih lanjut tentang proses aplikasi Chevening

• Scholarship Hunting : Chevening — Blog Pratiwi Hamdhana
• Tips beasiswa Chevening — Indonesia Mengglobal

Menerima dan memilih Letter of Acceptance

Beberapa minggu setelah mengirim aplikasi, saya mendapat unconditional LoA dari ketiga jurusan yang saya inginkan. Senang sekali rasanya tapi tentunya ini menimbulkan pertanyaan baru : bagaimana memilih diantara pilihan tersebut. To be fair, this is a very nice problem to have.

Ketika LoA dikirim, biasanya calon mahasiswa akan diberikan waktu 1–2 bulan untuk melakukan konfirmasi apakah akan menerima atau menolak tawaran tersebut. Setelah menerima LoA pun, kita bisa mengundurkan diri hingga 1–2 bulan sebelum perkuliahan di mulai sekiranya tidak yakin atau ingin mengambil pilihan yang lain. Rentang waktu ini bisa digunakan untuk melakukan riset lebih lanjut jurusan mana yang akhirnya kita pilih.

Contoh LoA dari University of Southampton

Bagaimana supaya kita mendapat informasi yang cukup ? Lakukan usaha yang lebih dibanding awal ketika persiapan aplikasi dulu. Jika sebelumnya yang dipertimbangkan perngkat akademis atau kesesuaian jurusan dengan minat dan aspirasi, sekarang perluas riset kamu dengan mencari tahu biaya hidup, suasana belajar, kenyamanan kota dan lain lain. Usahakan untuk mendapat informasi tidak hanya dari internet, hubungi alumni kampus tersebut atau datang ke pameran pendidikan tinggi karena biasanya akan ada representatif kampus yang datang ke Indonesia.

Kesempatan untuk S2 di luar negeri kemungkinan hanya akan datang sekali sehingga pastikan kamu sudah terinformasi dengan cukup ketika mengambil keputusan final.

Satu hal lagi, setelah menerima tawaran LoA biasanya pihak kampus akan meminta dana deposit sekitar 1000 GBP (untuk UK). Ini berfungsi sebagai down payment untuk memastikan tempat kita di universitas. Tenang, jangan panik dulu melihat besarnya angka yang harus dibayar didepan. Deposit ini bisa di negosiasikan untuk di hilangkan atau ditunda sampai kita mendapat beasiswa. Segera setelah mendapat LoA, hubungi admission officer untuk berkonsultasi tentang ini.

Demikian untuk tulisan bagian 2 ini. Di tulisan selanjutnya, saya akan berbagi tentang proses aplikasi beasiswa LPDP dengan detail. Setelah itu, hopefully saya akan menulis lebih lanjut tentang membuat storyline yang konsisten untuk beberapa esai beasiswa.

Semua tulisan yang berkaitan dengan beasiswa bisa dibaca di link perjalananBeasiswa berikut. Saya sangat senang jika ada masukan dan pertanyaan, jadi pastikan untuk menulisnya di bawah. Tulisan asli dipublikasikan di blog personal saya.